Suspendido el procedimiento electrónico para la presentación de los libros sociales
Por auto del TSJ de Madrid de 27 de abril, se ha decretado la suspensión cautelar de la Instrucción de la Dirección General de Registros y Notariado de 12 de febrero dictada en aplicación del artículo 18 de la Ley 14/2013 de Emprendedores sobre la obligación de cumplimentar los libros obligatorios de los empresarios en soporte electrónico y su legalización telemática. De este modo, se podrá mantener el sistema que se venía empleando antes de la aprobación de esta Instrucción. Dado que se ha recurrido por el Ministerio de Justicia, el auto no es firme, estando aún en vigor la Instrucción. Dicha suspensión solamente tiene como efecto práctico que los empresarios podrán seguir presentando los libros para su legalización tanto en formato papel como electrónico y de forma presencial o telemática, así como la legalización de los libros físicos en blanco (antes de su utilización), tal y como parece que se ha venido aceptando por la mayoría de los Registros Mercantiles hasta la publicación de la Instrucción.
Queremos informales, dada su trascendencia, de que hemos tenido conocimiento del auto del Tribunal Superior de Justicia de Madrid de 27 de abril de 2015, donde se decreta la suspensión cautelar de la Instrucción de la Dirección General de Registros y Notariado (DGRN) de 12 de febrero dictada en aplicación del artículo 18 de la Ley 14/2013 de Emprendedores sobre la obligación de cumplimentar los libros obligatorios de los empresarios en soporte electrónico y su legalización telemática.
En este sentido, le recordamos que la Ley 14/2013, de 27 de septiembre, de apoyo a los emprendedores y su internacionalización (Ley de Emprendedores) introdujo la obligación de cumplimentar los libros obligatorios de los empresarios en soporte electrónico y su legalización telemática (art. 18). No obstante, al no contemplar una regulación transitoria ni haber desarrollo reglamentario, no existía hasta la fecha un criterio unánime entre los distintos Registros Mercantiles sobre el momento de hacer efectiva la obligación. En este sentido, en el BOE del día 16 de febrero de 2015, se publicó esta controvertida Instrucción de 12 de febrero de 2015 de la DGRN, especificándose que el nuevo sistema de legalización de libros será aplicación a los libros obligatorios de todas clases incluye actas y libro registro de socios o accionistas- respecto de ejercicios abiertos a partir del día 29 de septiembre de 2013. De acuerdo con esta Instrucción, todos los libros deben cumplimentarse en soporte electrónico y presentarse ante el Registro Mercantil por vía telemática en el plazo de cuatro meses siguientes al cierre del ejercicio social. Los libros encuadernados en blanco y ya legalizados solo podrán ser utilizados para contabilidades, contratos y actas de ejercicios abiertos antes del 29 de septiembre de 2013.
Pronunciamiento del TSJ de Madrid: El libro de actas se podrá seguir utilizando en formato papel
Por auto del TSJ de Madrid de 27 de abril, dictado por la sección sexta de la Sala de lo Contencioso Administrativo, se decreta la suspensión cautelar de esta Instrucción de la DGRN. La medida ha sido solicitada por la Asociación de Emisores Españoles que agrupa a sociedades cotizadas.
Sin entrar en el fondo de la cuestión, el auto del TSJ establece que en esta Instrucción se exigía la legalización obligatoria de forma telemática de los libros contables, entre ellos del libro de actas de la junta de accionistas y demás órganos colegiados. Por lo que esta Instrucción de la DGRN excedía los contenidos regulados por el art. 18 de la Ley 14/2013 puesto que pueden tener información muy sensible de la empresa, y que no es conveniente que los terceros tengan conocimiento sobre la misma.
Entre otras objeciones que se le hace a la Instrucción, se señala que los libros al ser legalizados se incorporan a los ficheros del RM abarcando de nuevo (ex novo) el contenido de los libros.
También se le objeta que para legalizar actas atrasadas se prevea el que una Junta General ratifique dichas actas. Ello supone una flagrante extralimitación de la Instrucción, pues entra aregular las funciones de la Junta General, innovando el ordenamientojurídico y, en concreto, lo dispuesto en la Ley de Sociedades de Capital (LSC).
También se le achaca que la Instrucción regula la manera en que los Registradores librarán certificación a petición judicial para acreditar las legalizaciones practicadas y que éstas tengan valor probatorio. Además, regula en concreto, la posibilidad de que terceros puedan requerir al Registro Mercantil que expida certificaciones con valor probatorio, que es una cuestión que no está regulada ni en la Ley de EnjuiciamientoCivil ni en ninguna otra ley.
El TS dice que teniendo en cuenta la afectación generalizada para laconfidencialidad de los datos de las empresas y demás entidades que recoge esta Instrucción, se puede concluir que en el caso que nos ocupa no existe uninterés público de mayor relevancia que deba prevalecer sobre los legítimos intereses de las empresas, y demás entidades y sociedades recogidas en laInstrucción en la protección de sus datos.
De este modo, la sentencia del TSJ de Madrid acuerda el suspenso cautelar de la instrucción de la DGRN en cuanto a la legalización telemática del libro de actas hasta que recaiga sentencia.
Nota de última hora: recurso contra el auto del TSJ e Madrid
Se ha tenido conocimiento por parte de la Dirección General de Registros y del Notariado que se ha recurrido por el Ministerio de Justicia, en reposición, el auto del Tribunal Superior de Justicia de Madrid por el que se suspendía la Instrucción de legalización de libros societarios y que por tanto el auto no es firme, estando aún en vigor la instrucción.
Por tanto, salvo nuevo giro de última hora, el procedimiento de legalización de los libros seguirá siendo el mismo, teniendo que cumplir con los plazos marcados por la ley: antes de que trascurran cuatro meses siguientes a la fecha del cierre del ejercicio. Es decir que aquellas empresas cuyo cierre de ejercicio se produce el 31 de diciembre, deberán llevar los libros con fecha límite el 30 de abril.
Con la suspensión de la Instrucción los empresarios no deberán dejar de cumplir con sus obligaciones en materia de llevanza y legalización de libros que les impone la normativa mercantil, sino únicamente se dejará sin aplicación temporalmente la Instrucción hasta que recaiga Sentencia. Por ello, dicha suspensión solamente tiene como efecto práctico que los empresarios podrán seguir presentando los libros para su legalización tanto en formato papel como electrónico y de forma presencial o telemática, así como la legalización de los libros físicos en blanco (antes de su utilización), tal y como parece que se ha venido aceptando por la mayoría de los Registros Mercantiles hasta la publicación de la Instrucción.
