Novedades del Sistema de Liquidación Directa (Proyecto Cret@): Incapacidad temporal y bajas médicas |

Novedades del Sistema de Liquidación Directa (Proyecto Cret@): Incapacidad temporal y bajas médicas

8 octubre 2014

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En el Boletín de noticias del Sistema Red de 18-09-2014, se incluye un apartado en el que se destaca que la Tesorería General de la Seguridad Social (TGSS) ha venido trabajando en los últimos años en el nuevo sistema de liquidación directa de cotizaciones a la Seguridad Social que le permitirá adoptar un papel activo en el proceso de recaudación, pasando de un modelo de autoliquidación a un modelo de facturación, así como proporcionar mayor información sobre las cotizaciones a empresas y trabajadores a través de un modelo de atención personalizado y multicanal.(Sistema RED, 18-09-2014)

Los objetivos prioritarios del proyecto son: minimizar los errores al asumir la TGSS la aplicación de las reglas de cotización y contrastar los datos con carácter previo a la liquidación y mejorar la transparencia y la forma de relación con las empresas basada en un sistema plenamente telemático eliminando la necesidad de actuaciones presenciales y en soporte papel.

Este nuevo sistema supone modificaciones en el actual procedimiento de intercambio de información, tratamiento, estructura y formato de los ficheros con el que los usuarios del Sistema RED se relacionan con la TGSS.

Dada la complejidad del proyecto y los importantes cambios que supone, con carácter previo a su implantación actualmente el nuevo sistema se encuentra en un periodo de pruebas.

Con el objetivo de informar sobre todas las noticias y novedades relacionadas con este nuevo Sistema de Liquidación, se ha creado este nuevo apartado donde se detallarán las mismas

Procedimiento de resolución de incidencias en situaciones especiales para red directo y para sistema de liquidación directa

Una de las causas que genera mayores incidencias en la presentación y cálculo de liquidaciones de cuotas, con independencia del sistema utilizado para realizar dicha presentación y cálculo, procede de la falta de conciliación de datos en situaciones de incapacidad temporal, según la información disponible en la Tesorería General de la Seguridad Social (TGSS) procedente de las Entidades Gestoras y Mutuas de Accidentes de Trabajo y Enfermedades Profesionales en adelante, MATEPSS- y la disponible en las propias empresas.

Dada la importancia que, para la correcta cotización empresarial, tienen las situaciones de incapacidad temporal debe procederse por parte de las empresas a verificar antes de realizar en cada mes la presentación de la liquidación de cuotas la concordancia entre los datos sobre situaciones de incapacidad temporal correspondientes al mes anterior de los que dispone la Tesorería General de la Seguridad Social sobre sus trabajadores y los que dispone la propia empresa es decir, en el mes de octubre de 2014 se debe verificar la información sobre los trabajadores que hayan permanecido durante al menos un día en situación de incapacidad temporal en el mes de septiembre de 2014-.

A tal objeto, se recuerda a los autorizados del sistema RED, que se dispone de la posibilidad de obtener, en cualquier momento, los Informes de Datos de Cotización IDC-, a través de los cuales, en sus distintas versiones, entre las que se incluye los IDC acotados a los que se refiere el Boletín Noticias RED 06/2014, se puede verificar la información disponible en la TGSS que acredita las condiciones de cotización de los trabajadores de cualquier empresa. Entre la información que se muestra en los distintos informes IDC se encuentra la referida a las situaciones de incapacidad temporal, con independencia de la contingencia de la que derive común o profesional- y de la entidad responsable respecto de la misma Entidad Gestora o Mutua de Accidentes de Trabajo y Enfermedad Profesional-, así como de las situaciones de maternidad, paternidad, riesgo durante el embarazo y riesgo durante la lactancia natural Cuando se detecte la inexistencia de información, en los citados IDC, sobre situaciones de baja médica de alguno de los trabajadores de la empresa correspondiente al período de liquidación respecto del que se va a proceder al ingreso de cuotas, se debe proceder a subsanar dicha incidencia.

A este respecto se recuerda que a través del Boletín Noticias RED 08/2013, de 27 de noviembre de 2013, se informaba del procedimiento de subsanación de incidencias producidas en las liquidaciones de cuotas realizadas a través del sistema RED Directo en relación con procesos de baja médica. En dicho Boletín se indicaba que con la finalidad de solucionar estas incidencias, las empresas en las que concurran estas circunstancias, respecto de algún trabajador concreto, deberán acreditar documentalmente ante el Centro de Atención e Información de la Seguridad Social CAISS- del Instituto Nacional de la Seguridad Social INSS-, o las Direcciones Locales y Direcciones Provinciales de ISM según corresponda, de la provincia en donde radique el Código de Cuenta de Cotización a través del cual se ha realizado la transmisión del parte médico, la situación de incapacidad temporal mediante la aportación del original de dicho parte médico que le ha sido entregado por el trabajador, debiéndose solicitar cita previa en el CAISS.
Con el objetivo de agilizar la subsanación de estas incidencias y ampliar sus efectos no solo a las liquidaciones de cuotas presentadas a través del Sistema RED Directo sino también a las empresas que participan en la fase de pruebas del nuevo Sistema de Liquidación Directa, el INSS ha modificado el procedimiento indicado anteriormente.

El nuevo procedimiento tiene como aspectos más relevantes los siguientes:

1. La única entidad responsable de la subsanación de incidencias es el INSS, con independencia de que la baja médica se haya expedido por los Servicios Públicos de Salud o por las MATEPSS.

2. La comunicación de incidencias se podrá realizar a través los correos electrónicos que figuran a continuación o a través de los CAISS.

3. Las empresas que lo deseen podrán centralizar la comunicación de sus incidencias, con independencia del domicilio del trabajador o CCC donde figure de alta el mismo, en una única Dirección Provincial del INSS.

4. Los plazos de subsanación de incidencias quedan reducidos a un plazo máximo de 48 horas.

5. El INSS, una vez resuelta la incidencia, informará a la empresa a través de correo electrónico de tal circunstancia.

Por lo tanto, a partir de este momento, las empresas en las que concurran las circunstancias a las que se refería el Boletín Noticias RED 08/2013, y con independencia de que la baja médica la haya expedido un Servicio Público de Salud o una MATEPSS, podrán optar, para acreditar la existencia del proceso de baja médica que ha generado la incidencia en la liquidación de cuotas, entre:

El envío de la documentación con carácter general, copia del parte de baja médica-, en formato pdf, a través de correo electrónico a la Dirección Provincial del INSS en adelante, DDPP INSS- que proceda.

Con carácter general la DDPP INSS a la que habrá que remitir la documentación para subsanar las incidencias en esta materia serán aquellas en la que radique el domicilio del trabajador.

No obstante, aquellas empresas que tengan centralizada su gestión administrativa en relación a esta materia podrán enviar la documentación al correo electrónico de la DDPP INSS donde radique la gestión centralizada de la empresa. En este último caso, será la DDPP INSS receptora la que canalizará el procedimiento respecto del conjunto de incidencias enviadas con independencia del domicilio del trabajador afectado.

Los correos electrónicos* a los que se podrá enviar la documentación serán los que constan al final del presente apartado.

La acreditación documental ante el CAISS de forma presencial, con cita previa. En estos casos, y en el supuesto de que la incidencia no se pueda subsanar en el mismo momento de la comunicación de la misma, con la finalidad de agilizar al máximo posible su solución, la empresa deberá suministrar al CAISS el correo electrónico en el que se desea recibir información sobre la subsanación de dicha incidencia.

Con independencia del procedimiento que se utilice correo electrónico o acreditación presencial- las DDPP INSS darán solución a las incidencias presentadas en el plazo máximo de 48 horas, ajustando dicho plazo cuando sea preciso para que la liquidación de cuotas se pueda presentar, en su caso, antes de la fecha límite para poder realizar el pago de las cuotas.

Una vez verificada por la DDPP INSS la existencia de la situación de incapacidad temporal procederá a la regularización de la situación del trabajador y, a continuación, procederá a informar a la empresa, a través del correo electrónico, de dicha regularización. A partir de ese momento se podrá realizar la liquidación de cuotas informando de las bases de cotización correspondientes a la situación de incapacidad temporal y, en su caso, aplicando las compensaciones de cuotas que sean procedentes. Por este motivo, se recomienda la comunicación de las incidencias a través del correo electrónico indicado anteriormente con suficiente antelación con objeto de posibilitar la subsanación, durante el plazo reglamentario de ingreso, de las incidencias que pudieran producirse durante el procedimiento.

En aquellos casos en los que, bien por la fecha en que se haya presentado la incidencia ante la DDPP INSS o bien porque la misma no haya podido resolver dicha incidencia por los motivos que concurran puntualmente en cada caso, antes de la finalización del plazo reglamentario de ingreso de cuotas, dicho ingreso se deberá realizar sin la aplicación de la compensación de cuotas por el pago delegado de la prestación económica por incapacidad temporal que se haya debido hacer al trabajador.

El reintegro de los importes pagados a los trabajadores durante las situaciones de incapacidad temporal que no se hayan podido compensar en las liquidaciones de cuotas, por los motivos ya indicados, se deberá solicitar directamente por la empresa de la DDPP INSS o de la MATEPSS, en el caso de situaciones de incapacidad temporal derivadas de contingencias profesionales cuando la entidad responsable sea una de estas MATEPSS.

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